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项目经理常用项目管理工具及方法
发布时间:2021-08-04   浏览次数:879
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在项目的规划中,项目经理必须了解并掌握一些关于项目的管理工具及方法。

一、甘特图

甘特图是以图示的方式,显示出项目的活动顺序、项目进度及持续时间,它直观地表明任务计划在什么时候进行,及实际进展与计划要求的对比。

甘特图广泛应于项目管理。它可以帮项目经理预测时间、成本、数量及质量上的结果,还可以帮助项目经理考虑人力、日期等部分,可以非常直观的看到任务的进展情况等。

甘特图的绘制步骤:

1、明确项目的各项活动。包括项目名称、开始时间、工期,任务类型和依赖于哪一项任务。

2、将所有的项目按照开始时间、工期标注到甘特图上。

3、确定项目活动依赖关系。按照项目的类型将项目联系起来,并安排项目进度。

4、计算单项活动任务的工时量。

5、确定活动任务的执行人员及适时按需调整工时。

6、计算整个项目时间

二、WBS

WBS工作分解结构是以可交付成果为导向对项目要素进行分组,把项目可交付成果和项目工作分解成较小的、更易于管理的组成部分。帮助项目经理和项目团队有效地管理项目的工作。

WBS在项目管理过程中是制定进度计划、资源需求、成本预算、风险管理计划和采购计划等的重要基础。WBS同时也是控制项目变更的重要基础。

WBS的分解可以采用以下三种方式进行:

1、按产品的物理结构分解。

2、按产品或项目的功能分解。

3、按照实施过程分解。

三、时间估算工具

估算项目及项目任务进度时间,我们有以下几种方法,分别是:

  1. 类比法。
    1. 方法描述:以彼推己。使用相似活动或项目的历史数据来估算,综合利用历史信息和专家判断。
    2. 方法特点:粗略、快速、省钱。
  2. 参数法
    1. 方法描述:历史数据、参数模型。依据历史数据和项目参数来估算成本或持续时间。
    2. 方法特点:中等准确度。
  3. 自下而上法
    1. 方法描述:从底层工作包逐级向上汇总
    2. 方法特点:准确度最高,但耗时费力

我们在规划项目过程中,本着渐进明细的原则,在项目的不同时期或不同阶段,采用合适的项目估算工具,例如:

  1. 在项目前期,如启动阶段,获得的项目信息有限,且存在较多变数,不便耗费人力物力进行精确估算;此时可以采用“类比估算”对整体项目进行估算;
  2. 进入规划阶段,可用的细节增多,且技术、设计方案逐步明确,可以通过“参数法”对具体类型的任务活动进行估算;
  3. 当我们的工作已经被分解至2周所有的工作包层级,信息已经足够支持准确预测时间和成本,此时就可以选择“自下而上估算”。

四、职责矩阵

职责矩阵可以将项目的每项任务责任到人。一般矩阵纵列列出项目中的各项细节任务,横排写出项目相关人员名称,在其交叉格内标明每个人员的角色,强调每一项工作具体由谁负责。职责矩阵是项目管理中一个十分重要的工具,制定责任矩阵的主要作用是将工作分配给每一个成员后,通过职责矩阵可以清楚地看出项目执行组织各部门或个人之间的角色、职责和相互关系,避免责任不清。

编制职责矩阵的步骤如下:

1、列出需要完成的项目任务。

2、列出参与项目管理以及负责执行项目任务的个人或职能部门名称。

3、以工作任务为行,以执行工作任务的个人或部门为列,画出相互关系矩阵图。

4、在矩阵图的行与列交叉窗口里,用字母、符号或数字显示任务与执行者的责任关系。

5、检查各部门的人员任务分配是否均衡。有分配不当的情况,可以做进一步的调整和优化。