《工作可视化》

前言

一天当中24小时,大多被虚度。

——安布罗斯·比尔斯

       而对于这种迷因,如同《企业家也是摇滚明星》一书中提及的那样,疲惫不堪的每个人都拥有相同的24小时。

       我希望把这种自以为是的态度消灭在萌芽状态并着重强调—未必如此。我们的很多商界楷模实际上是被一种看似超人的职业道德驱动着每周工作超过100小时,当然他们也具有异于常人的优势。虽然我们每天可用的时间相同,但我们支配这些时间的方式却大相径庭。当伊隆·马斯克(Elon Musk)面对太多的未完成任务时,他有权委派、延后处理或者直接拒绝。当变更初现雏形后且深思熟虑的战略计划不再符合组织需求时,雪莉·桑德伯格(Sheryl Sandberg)能够及时转变策略。当杰夫·贝索斯(Jeff Bezos)面对优先级冲突时,同样令人怀疑的是,他是否需要通过一个错综复杂的官僚机构来帮助明确哪一项任务需优先进行。

       当这些事情发生在我们身上时(让我们勇于面对,这种情况经常发生),我们获得的反响和亿万富翁们截然不同。

       所以我们该怎么办?当缺乏强有力的组织及广泛的人脉支持,我们该怎样完成所有需要完成的任务,且在过程中确保品质和精准判断。在信奉不断提高生产力和多任务并行的文化里,我们如何最大化时间和工作流程以试我们的努力和精力投入产生最大影响?最重要的是,在做到这些时,我们还能兼顾生活?

       节省时间,占用时间,浪费时间。我们谈论时间就像谈论金钱一样。表面上“很闲”,但不可否认宝贵的时间是我们拥有的一个最珍贵的资源之一,然而无论是个人、团队或者组织,似乎时间永远都不够用。

       任何一个曾经面临截止日期的人一定会涉及到帕金森定律(Parkinson’s Law):只要还有时间,工作就会不断扩展,直到用完所有时间。坦而言之,你最后一次在截止日期前的几个小时或几天高效完成工作是什么时候?

       不止你有这个困扰。

       看起来我们一直在忙,但我们到底在忙什么呢?为什么每天下班回家时都是筋疲力尽,却只能哀嚎待办事项有增无减。如同在洗衣房神秘失踪的袜子,时间都花在了哪里?是谁,或者说是什么偷走了我们的时间、注意力和精力?

       试图抓紧或者把握时间绝不仅是现代或者现代化之前的惯例。公元前,人们追踪月相。苏美尔人发明的六十进制数字系统一直沿用至今,即将每小时划分为六十分钟,然后把每分钟划分为秒。埃及人用方尖石碑来计算太阳投射的阴影长度。但是当云层出现或者夜幕降临时,这种基于太阳能的计量方法的弊端就会显现出来,因此,波斯人和希腊人提供了另一种解决方案:漏壶或者水钟,通过监测水流来记录时光流逝。

       利用这些古代的时间计量工具,最早的日程形式出现:何时播种和收获,何时开展贸易,何时进行日常活动,如吃饭、睡觉。

       直到今天,尽管我们拥有现代化的“便利条件”,但对许多人来说,有效的时间管理已经变成了一场硬仗,即使不是堂吉诃德式的目标,但也需要全身心投入。虽然信息经济时代开启了一周7天24小时的无障碍联络,但它同样导致全天候的期望,而矛盾的是,手机、电子邮件和视频会议,这些工具表面上让生活更便捷,却也常常奴役着我们。我们放任现代工作中因在眼花缭乱的选项中随意选择而造成的混乱,它使我们负担超重、注意力分散,私自偷走我们的时间和注意力,并最终影响我们的效益。

       我们倾向于盲目崇拜复杂的东西,但是正如最早的时间记录方案易于实施并成果非凡,《工作可视化》(Making Work Visible)里阐述的理念也是如此:曝光时间黑手以优化工作和流程。就像星空、太阳、树枝和沙子为古人可行的、直观的反馈,多米尼基在接下来的章节中提出的建议也是如此。

       毫无疑问我们可以更好的管理可见的东西。当自己的工作不可视时,我们就会选择困难。当我们不了解自身能力时,我们也无法将这些能力告知他人。由此而产生的精神负担会变成压力。压力使已有的任务复杂化,尤其是未完成任务,降低我们专注任务、判断任务优先顺序和有质量的完成任务的能力,更不要说完成任务了。

       多米尼加提到的可视化和限制未完成任务数量的策略为我们的认知负荷揭开了神秘的面纱,使团队成员的期望正常化,关注焦点问题,让工作井然有序,实时处理问题(并考虑解决方案),并提供高质量完成的清晰路径。详细的说明和深刻的见解,这里提到的这些实用的建议毫不夸张。

       的确,我开着帆船探索萨利希海群岛时,受益于岛上的悠闲时光,用一周的时间写下了“时间黑手”理论,这真的很讽刺。这是我第一次在假期的时候故意把手表放在家里,选择全身心的与大自然和海景为伴:秃鹰和隼翱翔在海岸线与森林交汇处的悬崖上空,海嬾在清澈的海浪中游动,找寻着海藻和鳗鱼作为下一顿的美食。沿着海岸线的岩石地带,几十只海狮懒洋洋的沐浴在阳光下,海豹在延伸出的海滩上精心照料着它们的斑点幼崽。远处是熟悉的场景——许多船只正缓缓停靠,不久之后我还瞥见一群虎鲸正在仿佛蓝色天空尽头的清澈碧绿的海面上为拿着尼康相机的观众表演(当地人戏称为“狗仔(pod-parazzi)”)。

       如果有一个地方可以让我忘记时光流逝,那就是圣胡安群岛,这个被称为太平洋西北的珠宝盒的地方。

       这正是多米尼加的书如此重要的原因。我们超负荷工作的传统、对生产力和生产效益关系的困惑、默认的生存方式而非生活方式——这些东西并不只是不正常或者不健康,他们也是不可持续的,无论是对于个人、团体还是组织原则。

       多米尼加提供的细致入微的观察和易于实践的建议帮助养成习惯的第一步,这些习惯有助于形成健康、可持续并改进工作的良性循环。在这样的工作中,我们的思路更清晰、压力更小、注意力增强、决策力更强、可控的工作量,以及,延伸开来,一天的工作更充实,这也让我们能更轻松的去享受生活而不只是单纯追求生产能力。

       所以尽管严格来讲,如《企业家也是摇滚明星》所说,我们每天拥有的时间相同,但它建立了一个深思熟虑的工作系统来让我们了解每个工作日的时间是如何利用得。这些时间让我们下班以后也能处理事务并与生活完全融合。

       的确,时间是神圣的。请对它一视同仁。使你的工作可视化。有限的承担工作任务。注意工作流程。建立深思熟虑的工作系统以反映真正重要的问题。

       去呼吸,去思考,去学习,去成长,去玩,去爱,去生活。 好好工作,好好生活。我确信多米尼加在文中展现的智慧是实现这种生活的第一步,由此你也能开始感受到浪费得时间更少,并计划更多不受打扰的时间。

——托尼安﹒德玛利亚,奥卡斯岛,华盛顿